Není to taková věda, jak se může zdát. Stačí začít od základu a postupně pokračovat až k těm nejmenším detailům. V tomto článku se dovíte, co by vám v kanceláři nemělo chybět a také to, čemu se velkým obloukem vyhnout.

Kancelářský nábytek, základ každé kanceláře

Jak jsme již zmínili, začneme od základu. A co je vlastně základem každé kanceláře? Přece kancelářský nábytek. Nejčastěji používaným kancelářským nábytkem jsou jednoznačně pracovní stoly. Bez těch se v kanceláři zkrátka neobejdete. Druhé místo zaujímají archivační skříně a kartotéky, do kterých si můžete uložit veškeré tištěné dokumenty, šanony a jiné písemnosti. Důležitou součástí jsou rovněž šatní skříně a věšáky jako praktické uložiště kabátů a jiných oděvů.

V dnešní době se setkáte s pestrou nabídkou kancelářských sestav, pomocí kterých postavíte svou kancelář snů na míru. Pracovní stůl můžete doplnit kontejnerem se zásuvkami nebo kabelovými průchodkami, které šikovně odvedou veškerou kabeláž pod stůl. Existují i tzv. přístavné prvky, které slouží k zakončení kancelářských stolů a zvětší se díky nim celková plocha pracovního místa. Vytvoří tak dodatečné místo například pro kancelářskou techniku.

Aktuálním trendem jsou výškově nastavitelné stoly umožňující pracovat vestoje i vsedě. Nabízí se jako příjemná a zdravá alternativa ke klasickým kancelářským stolům. Nepřeberné množství typů archivačních skříní vám zase umožní si kancelář přizpůsobit přesně podle svých potřeb. A to ať už dáváte přednost nízkým uzamykatelným komodám nebo vysokým policovým skříním. Stačí popustit uzdu kreativity.

Umístění nábytku má svá pravidla

Na co byste ale neměli rozhodně zapomenout, jsou pravidla rozmístění nábytku v místnosti. Nedoporučujeme umisťovat pracovní stůl do tmavého koutu. Ideální je jej postavit kolmo k oknům, abyste během práce využívali co nejvíce přirozeného světla. Stůl postavený souběžně s okenním parapetem vám způsobí nepříjemné mžourání při sezení proti slunci. Opírají-li se naopak do monitoru paprsky slunce, stává se zobrazený obsah takřka nečitelným. Pracovní místo je lepší mít orientované směrem ke dveřím kanceláře. Budete tak neustále připraveni na možné návštěvy a nebudete se muset stále otáčet.

Kancelářská židle na míru

Zvýšenou pozornost si zaslouží také výběr kancelářské židle nebo křesla. Většinu času v kanceláři totiž strávíte vsedě a je nezbytné, abyste se cítili pohodlně a dlouhé sezení se na vás nijak neprojevilo. Každý z nás má své individuální potřeby, které je nutné při výběru židle respektovat. To, co vyhovuje vašemu kolegovi, nemusí být to pravé ořechové pro vás. Jak vyzrát na sedavé zaměstnání a vybrat si tu správnou židli si přečtete ve článku o výběru židle do kanceláře. Při koupi židle rozhodně nedoporučujeme šetřit a vybavit veškeré kanceláře jedním modelem se základní výbavou.

Ruku v ruce s tímto tématem se nese rovněž volba ergonomických pomůcek, které fungují jako prevence i řešení zdravotních problémů způsobených například vlivem nesprávného sezení. Chybí-li na vašem pracovním stole ergonomická podložka pod myš či stojan na monitor, zvažte tuto investici. Z jakých pomůcek si můžete v dnešní době vybírat a proti čemu preventivně působí se dozvíte v článku Jak vybrat vhodné ergonomické pomůcky. Ten se tomuto tématu dopodrobna věnuje.

Elektroničtí pomocníci v kanceláři

Administrativní práce mnohdy vyžaduje využití kancelářské techniky. Málokdy si totiž vystačíte pouze s děrovačkou a sponkovou sešívačkou. Nebudeme zde zmiňovat počítače a telefony, ty už ke kancelářím prostě neodmyslitelně patří. Standardním vybavením však bývá nejčastěji tiskárna se skenerem a kopírkou v jednom. V případě, že denně tisknete desítky stran dokumentů, je přeci nemyslitelné, abyste kvůli tomu neustále odbíhali do copycenter.

Užitečným pomocníkem při kancelářské práci je rovněž skartovač, který se postará o dokonalou ochranu citlivých informací. Pokročilé modely si poradí nejen s likvidací papíru, ale překážkou pro ně nejsou ani CD a DVD nosiče či sponky a svorky. Vybrat si také můžete, pod jakým stupněm utajení přístroj dokumenty skartuje. A to od obyčejných proužků papíru po jemné a naprosto nečitelné mikročástice.

Skvělým parťákem v kanceláři jsou též laminátory. Hledáte-li přístroj, který prodlouží život důležitým papírovým dokumentům a zároveň je ochrání před nežádoucími vnějšími vlivy, pořiďte si do kanceláře právě laminátor. Pomocí výhřevných válců uzavře vložený dokument do laminovací fólie, zvýrazní jeho barvy a zamezí jeho poškození.

Pracujete-li často s manuální úpravou formátů papíru, zahoďte klasické nůžky a poohlédněte se raději po praktické řezačce. Usnadní vám práci a ušetří svalstvo rukou. Ořeže dokument bez námahy do vámi zvolených rozměrů jako po másle.

Praktická prezentační média

Čas od času je potřeba zakreslit důležité schéma, graf či zapsat klíčovou poznámku a mít ji neustále na očích. Klasické lepicí papírky nejsou dvakrát praktickým ani estetickým řešením. Daleko lépe vám poslouží prezentační média, jakými jsou flipcharty, tabule a nástěnky. Připevníte si na něj zvolenou písemnost, dokument či malý lísteček se vzkazem a kdykoliv se k nim můžete vrátit. A to ať už se jedná o měsíční marketingový plán, pracovní postupy, normy bezpečnosti práce nebo vzkaz pro kolegu, se kterým sdílíte kancelář.

Domácí pohoda v kanceláři

Nebudeme si nic nalhávat, s opravdovým domácím pohodlím má málokterá kancelář něco společného. Vždy se ale můžete pokusit se této příjemné atmosféře alespoň přiblížit. Roli funkčního doplňku skvěle plní sedací soupravy společně s konferenčními stolky. Organizujete-li často menší schůzky s vašimi obchodními partnery či klienty, brzy poznáte, že je jim posezení u kávy na komfortní sedačce daleko atraktivnější než na obyčejné konferenční židli. Takové místo navíc plní úlohu odpočinkové zóny, ve které můžete načerpat další inspiraci a kreativní nápady.

Nezapomeňte na dekorace

Dekorace – maličkosti, které dokážou oživit interiér a vnést do něj pohodovou atmosféru. Mohou to být například květiny, o kterých se říká, že podporují pozornost a snižují mentální únavu. Zarámované fotografie svých nejbližších na kancelářském stole také potěší a zlepší náladu. Stejně tak designové stolní lampičky, kterými si můžete posvítit při práci, pracujete-li do pozdních večerních hodin. Nevyzařují totiž ostré světlo jako klasické stropní zářivky.

Opomenout byste neměli ani zdi kanceláře a ozdobit je harmonickými obrazy nebo motivačními plakáty. Do kanceláře byste se totiž měli rádi vracet a nevnímat ji jako strašáka či nutné každodenní zlo. Cítíte-li se sami příjemně, odrazí se to brzy i na vašem okolí a pracovním výkonu.