Vypsali jste výběrové řízení a našli někoho, kdo pro vaši firmu nebo instituci může být skutečným přínosem? Výborně! Ale ještě není vyhráno. To, zda se vaše spolupráce vyvine k oboustranné spokojenosti, totiž záleží zejména na vaší schopnosti nového zaměstnance nenásilně a efektivně adaptovat – přesně o tom je onboarding (volným překladem „naloďování“). Podívejme se, jak takový proces může vypadat.

Od výběrka po den D

Povedlo se. Vybrali jste skvělého kandidáta a dohodli se na datu nástupu. Pokud ale teprve podává výpověď z předchozího zaměstnání, bude to pár měsíců trvat. Snad to nejhorší, co teď můžete udělat, je celou dobu mlčet a pak jen poslat suchý e-mail se slovy „v pondělí se dostavte na 9:00“.

Daleko lepší je s budoucím kolegou udržovat kontakt. Určitě má spoustu otázek, které bude lepší zodpovědět hned, ne až v den nástupu. Sem tam můžete poslat zprávu s ujištěním, že se těšíte na spolupráci, nebo začít nastiňovat svou firemní kulturu. Jednak tím nováčka už předem připravíte na to, jak to u vás chodí, jednak si vzájemně potvrdíte, že spolu počítáte.

Pokud to okolnosti dovolí, můžete se sejít i osobně. Jednou z možností je ukázat dotyčnému běžný den na pracovišti (zatím samozřejmě bez jeho zapojení), případně jej zkuste pozvat na neformální setkání – třeba teambuilding nebo prostě na skleničku ve sport baru. I v případě, že pozvání zdvořile odmítne, získáte plusové body, protože ukážete, že vás nezajímá pouze jako generátor zisku.

První den

První dojem je vždycky ten nejdůležitější. Přípravu na nástup nové posily tedy rozhodně nepodceňte – máloco působí méně profesionálně než „hele, sorry, tohle jsme ještě neřešili a mám teď hodně práce, tak nemám čas ti všechno vysvětlovat“.

Jak se připravit

Ujistěte se, že je pro nového kolegu vše nachystáno – pracoviště, přihlašovací údaje, identifikační karta a další náležitosti, které bude na pracovišti potřebovat. Určitě doporučujeme si pro tyto příležitosti vytvořit checklist, abyste na nic nezapomněli.

Skvělou pomůckou je adaptační manuál (tištěný či online), který poslouží jako wiki a FAQ v jednom. Předejdete tak spoustě dotazů, které by mohlo být trapné řešit nahlas. Neměly by chybět fotografie kolegů a nadřízených se jmény, případně i drobnými medailonky. Samozřejmě byste je měli představit i osobně, ale v záplavě nových informací se dvacet tváří a jmen snadno utopí. Nakouknout do manuálu je daleko příjemnější než se pak pokoutně ptát „psst, jak se jmenuje ta brýlatá z recepce?“.

Abyste nováčkovi hned ze startu zvednuli náladu, nachystejte mu na pracoviště jakýsi „starter pack“ – třeba uvítací dopis od nadřízeného a bonboniéru či jiný drobný dárek. Nestojí vás to skoro nic a ukážete, že vám na vašich zaměstnancích záleží.

Příchod

Kdo se nového kolegy ujme, až dorazí? A jak bude probíhat jeho první den? Tyto otázky závisí na tom, jak to chodí zrovna u vás, v každém případě je ale třeba mít v nich jasno.

Samozřejmostí je provést ho po pracovišti (nebo po celé firmě, pokud nejde zrovna o nadnárodní korporát) a představit mu minimálně ty kolegy, se kterými bude pracovat. Nezapomeňte ale ani na ty nejzákladnější věci: Kde jsou toalety? Máte kantýnu, nebo si objednáváte jídlo? Jsou zásoby v kuchyňce erární, nebo si každý nosí svoje?

Potenciálních dotazů k běžnému chodu je nepřeberné množství, takže nepočítejte s tím, že se čerstvá posila se vším sžije hned první den nebo týden. Vyberte jednoho kolegu, na kterého se nováček může obrátit s technickými dotazy – někdy se takovému průvodci říká „buddy“ nebo „parťák“. Otázky, na které parťáci odpovídají velmi často, přidejte do manuálu.

A co dál?

Pozitivně naladěného zaměstnance by nemělo být obtížné postupně začlenit do pracovních procesů, i to je ale třeba dělat s citem. Určitě by neměly nastat chvíle, kdy si bude připadat přehlcen novými informacemi a zodpovědností, se kterou se zatím neumí poprat.

Zaškolování a rozvoj zaměstnanců jsou zcela zásadní procesy, které mohou znamenat rozdíl mezi podprůměrnou a úspěšnou firmou. Vždy pracujte s tím, co kdo umí a v čem se může dále rozvíjet. Nikde není psáno, že junior datový analytik se musí stát zrovna senior datovým analytikem – v průběhu spolupráce můžete zjistit, že by byl výkonnější i spokojenější jinde.

Kdy je dílo dokonáno?

Neexistuje univerzální pojetí toho, jak dlouho vlastně proces onboardingu trvá a kdy je „hotový“. Záleží například na vaší HR strategii a na náročnosti vykonávané práce. Zaměstnanci na některých pozicích se mohou víceméně vyrovnat zkušenějším kolegům za pouhých pár týdnů, jinde je namístě dlouhodobý vzdělávací plán.

Zejména ve větším kolektivu zvažte vytvoření metodiky pro celý proces, včetně mechanismů a kritérií pro vyhodnocování úspěšnosti. S příchodem nových a nových kolegů budete zjišťovat, co funguje a co by zasloužilo vylepšit, a postupně svůj přístup k onboardingu vypilujete k dokonalosti.

Nic nefunguje na 100 %

Ani ten nejpropracovanější onboarding program vám nikdy nezaručí 100% úspěch – vítěz výběrového řízení se nakonec může z jakéhokoli důvodu rozhodnout pro jinou práci, případně vaši spolupráci překazí jiné okolnosti. Chytrý přístup k adaptaci a aklimatizaci nových zaměstnanců vám ale pomůže alespoň některá z těchto rizik omezit a vytvořit pracovní prostředí, kde jsou všichni spokojení.